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活動的場地很重要，有時候活動的場地會影響到活動的效果，所以一定要了解在你的活動前該地點安排了什么別的活動。開始布置和裝飾會場的時間在合同上必須明確規(guī)定，而且要落實到書面上。比如，有一個絕妙的活動場所，它經(jīng)常被用于舉辦特別活動，也常有婚禮在那里舉行。你應該知道，你的活動舉辦之前該場所有沒有別的什么安排，以確保有足夠的過渡時間。例如，你很可能發(fā)現(xiàn)就在你的活動開始布置工作之前還有一場婚禮排演活動。眾所周知，婚禮排演常常是不按時開始，也不按時結束的，這必然會造成時間上的拖延。你要提前注意到這種情況，并讓婚禮主辦方按時開始，這樣就 避免了產(chǎn)生誤解。他們必須提前知道遵守時間安排的重要性，知道你開始人場的確切時間，以免因時間關系而虎頭蛇尾。  

找合適的活動場地并盡力使活動完美無缺，花費時間和精力是值得的。如果你策劃的是在戶外舉行的活動，你應該了解日落的時間，以便合理安排雞尾酒會的時間。觀看夕陽西下的壯觀景象不需要額外的支出。南京演出策劃公司建議還要了解一下當?shù)氐奶鞖鉅顩r，是不是正值雨季，而你卻計劃在戶外舉辦活動？

舉辦露天活動時，必須為可能出現(xiàn)的天氣變化作相應的準備，尤其是在偏涼的氣候條件下。舉辦露天晚會還有一個必須注意的事情就是取暖設施。有幾次戶外慶典活動安排在懸崖邊上，遠望南加利弗尼亞浩瀚的大海，獨立式的取暖器使客人們感覺很舒適。背景也很迷人，想象一下，客人聽著古典吉他樂曲銀色的月光在柔和的浪花上跳舞。這種奇妙的景致是無法在室內會議廳里復制出來的。但是，這樣的景致盡管很美妙，卻不適合舉辦包含拍賣會的籌款活動，也不適合要求有良好視聽效果的舞臺演出或演講活動。重要的是會場要適合你的活動和你的客人們。

如果你策劃的是在國外舉辦的活動，南京演出策劃公司提醒要注意下列重要事項：

一、機場過夜膳宿是否要納人你的預算中？

二、是否有直飛目的地的航班？

三、如果你的客人需更換航班，他們是否要在途經(jīng)城市的機場長時間等候

為到達目的地總共使用的時間與在目的地逗留的時間是否相宜？例如| 打算在夏威夷或“東方會展中心”舉行會議的北美各公司就應考慮七天的逗留 時間，而非三天，除非所有的客人都來自于西海岸。因為旅行本身就需要整整兩天時間，另外還要加上倒時差的時間。

從機場到飯店需要多長時間？ 飯店和目的地能滿足你所有的需要嗎？ 你還需要做些什么調整，以便適應時間變化和倒時差的需要？例如，客人剛到達時可能想在自己的房間里享用點小吃，還想有時間安頓下來適應時間上的變化。歡迎活動最好是在第二天晚上舉行，而不是客人剛到就舉行。

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